Eventos

• EVENTO 
• Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención. Aquella actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo, con un principio y un final previamente conocido, independientemente de que pueda poseer una periodicidad establecida.
• ORGANIZACIÓN  
• Como una unidad social consciente-mente coordinada, compuesta por dos o más personas, que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes. March y Simon (1958) afirman que las organizaciones son un ensamble de seres humanos que interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen algún sistema de coordinación central.
• CONCEPTO ORGANIZACIÓN 
• La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego órganon que significa instrumento. otra como una entidad o grupo social. y otra más que se refiere a la organización como un proceso.
•  ORGANIZAR 
• Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.“ Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades”.
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• CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: Es la asociación de personas reguladas por un conjunto de normas en función de un fin común
•  Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa que no son actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de organización, una edición difiere de la otra por el lugar de celebración, el número de participantes, las fechas de celebración, etc.
•  Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles. Los primeros corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tangibles son productos complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de merchandising. Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).
•  TIPOS DE EVENTOS : Social (Instalación y protocolo matrimonios , nacimientos, cumpleaños, aniversarios ) Cultural (exposición, danza, teatro) Académico (seminario, conferencia, científico) Recreativo (festival, espectáculo) Deportivo (prueba, campeonato, juegos)
•  Lanzamientos, instalaciones, bautismos, bodas, inauguraciones, desfiles, premiaciones, clausuras, presentaciones. DONDE SE APLICA Pruebas, festivales, Juegos, Campeonatos. EVENTO SOCIAL
•  CARACTERÍSTICAS: ES TENSIONANTE. PRODUCE STRESS. ES DETERMINADO. EL ÉXITO ES LIMITADO. NORMATIVIDAD FLEXIBLE. OBLIGATORIO. EXIGE PREPARACIÓN DE LOS PARTICIPANTES. DIGNIFICANTE - COMPENSATORIO. FRUSTRANTE. ES DE GRANDES RESPONSABILIDADES EVENTO DEPORTIVO
•  CARACTERÍSTICAS: ES LÚDICO. INFORMAL. CONSTRUCTIVO. PERMITE FÁCIL INTEGRACIÓN. ES RELAJANTE. SU NORMATIVIDAD ES FLEXIBLE. PUEDE SER MIXTO (RECREO-COMPETITIVO). OFRECE MUCHAS POSIBILIDADES DE ÉXITO. VOLUNTARIO. ES MOTIVANTE Y ESTIMULANTE . EVENTO RECREATIVO
•  Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos. Enemigos del tiempo Externos Internos Interrupciones del teléfono No saber decir "no" Interrupciones por visitas inesperadas Querer acaparar actividades por no saber delegarlas Urgencias Sobrestimar las propias capacidades Mobiliario Incomodo Aplazar y dejar las cosas para después Incapacidad de los subalternos Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes Falta información adecuada Confusión y desorden en la propia oficina Liderazgo deficiente Falta de motivación, indiferencia Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones Ruidos y Distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad Sistemas de Comunicación deficiente Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas
•  ¿QUIENE SOMOS? Preguntas fundamentales para averiguar nuestra capacidad económica, humana, técnica y operativa para alcanzar el éxito. ¿Tenemos capacidad para desarrollar el evento? ¿Disponemos de un equipo humano de colaboradores? ¿ Tenemos tiempo suficiente? ¿Tenemos conocimiento sobre el tema? ¿Es solucionable el aspecto económico? ¿podremos? fecha de celebración ¿Hay tiempo suficiente? ¿Tenemos otra actividad importante en esas fechas?
•  Duración ¿Cuánto va a durar la actividad? ¿Todos los que intervienen (colaboradores) disponen de ese tiempo? Lugar o Recinto ¿Existen compromisos anteriores en esas fechas? ¿Reúne los requisitos mínimos para la celebración? ¿Es seguro? ¿Tiene la capacidad suficiente? Medios ¿Podemos disponer de medios económicos suficientes? ¿Tenemos capacidad de contratación de personas o empresas?
•  PLANIFICACION LISTA DE REQUERIMIENTOS : LISTA DE REQUERIMIENTOS 1. MATERIALES OFICINA 2. EQUIPO HUMANO 3. PLAN DE TRABAJO 4. CRONOGRAMA 5. ANALISIS ESTADISTICOS 6. EST. GEOGRAFICOS Y DEMOGRAFICOS 7. PLAN MARKETING 8. MATERIALES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO 9. CONVENIOS Y PERMISOS 10. PATROCINIOS Y AUSPICIOS 11. COMISIONES A. ADMINISTRATIVA B. TÉCNICA C. COMUNICACIONES D. SERVICIOS VARIOS E. MÉDICA F. EQUIPO REGIONAL G. OBRAS
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• Materiales de Oficina: Es necesario contar con algunos insumos esenciales para empezar nuestro trabajo, tales como: Un cuaderno: Que nos ayude a mantener nuestra información y borradores en orden. Insumos: como: archivadores, carpetas, hojas de diferentes tamaños, plumones, una pizarra, lápices, etc. Un computador: podremos elaborar planes, estadísticas, presentaciones y; envío y recepción de mail. Una línea telefónica: Para solicitar una entrevista o pedir una cotización, el teléfono se hace una necesidad laboral. Documentación y presentación: tarjetas de presentación, cartas y presentaciones en sistemas digitales, siendo lo más fácil en el uso común, presentaciones en Power Point.
•  Equipo Humano: Para un evento deportivo de menor escala es necesario de 3 a 4 personas estables que puedan realizar tareas especificas, informándose entre si de sus actividades. Para el desarrollo en terreno de la actividad, tendremos que analizar la cantidad de personas que requerimos, tomando en cuenta los siguientes ítems. Equipo de trabajo estable: 3 a 4 personas, Personal encargado de la Organización del Evento Administrativos: 3 a 6 personas, Personal de apoyo para actividades de Organización, tales como, inscripción, entrega de resultados, entre otras actividades. Personal de Montaje : 10 a 15 personas, Personal de Montaje de escenarios, tarimas, demarcación de circuito, etc. Jueces o Árbitros: 3 a 6 personas, Personal de juzgamiento y que vele por el buen desarrollo de la actividad. Personal de Aseo: 5 a 10 personas, Personal que mantenga una limpieza antes, durante y después del desarrollo del evento Personal de Seguridad: 10 a 15 personas, Personal que mantenga el orden y las buenas conductas dentro de los competidores y publico asistente.
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•  Plan de Trabajo: Es sinónimo de especificar cada función de los integrantes estables de la Organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a desarrollar. Pudiendo dividir en etapas, las diferentes tareas. Siendo un documento netamente interno, lo podemos adaptar cada vez que requeramos. Pero, para un documento que sería presentado a un auspiciador o entidad patrocinadora, debemos dejar en claro las actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.
•  Cronograma: El Diagrama de Gantt consiste en una matriz de doble entrada en la que se anotan en las líneas filas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades. Una barra horizontal frente a cada actividad, representa el período de duración de la misma. La longitud de la barra indica las unidades de tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad. Proceso de construcción del Diagrama de Gantt Listado y ordenamiento de actividades. El primer paso consiste en establecer la lista de actividades ordenadas según han de ser ejecutadas.
•  Cronograma :. Estimación del tiempo de duración de cada actividad. Deberá estimarse el período que lleva cada actividad para su realización. Como la ejecución de las actividades incluye dos variables estrechamente ligadas: tiempo y recursos, se debe tener presente la real disponibilidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc. y la posibilidad de desarrollar la actividad en el tiempo previsto; por lo que se estaría construyendo un calendario operativo. Construcción del gráfico. En este tercer paso la tarea principal es la construcción del gráfico teniendo presente el calendario operativo, construyendo barras horizontales cuya longitud representa la duración en el tiempo de cada actividad indicada. La mínima unidad de tiempo en este gráfico es la semana.
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